粮油调味品行业好业财红字采购入库单该如何填制

一、红字采购入库单的概念

红字采购入库单即业务类型为"采购退货"的采购入库单，用于处理向供应商退货的业务场景。在好业财中，红字单据用于冲减原有的蓝字单据（正常单据）数据。

二、红字采购入库单的两种填制方式

方式一：引用上游单据生成（推荐）

适用于**先入库后进货（退货）**流程，即先退货后立账。

业务流程：

采购订单 → 红字采购入库单 → 红字进货单

操作步骤：

1. 进入采购入库单

   • 路径：【库存核算】→【采购入库单】

2. 选择业务类型

   • 点击【新增】→ 业务类型选择 "采购退货"

3. 引用采购订单

   • 点击【选单】→ 选择【采购订单】
   • 选择需要退货的采购订单
   • 系统自动带出订单信息，数量为负数（红字）

4. 填写退货信息

   • 修改退货数量（负数）
   • 选择退货仓库
   • 确认退货商品信息

5. 保存并审核

   • 保存红字采购入库单
   • 审核单据

6. 生成红字进货单（如需立账）

   • 引用红字采购入库单生成红字进货单
   • 用于冲减已确立的应付账款

方式二：手工直接填制

适用于无上游单据或简化流程的场景。

操作步骤：

1. 进入采购入库单

   • 路径：【库存核算】→【采购入库单】

2. 选择业务类型

   • 点击【新增】→ 业务类型选择 "采购退货"

3. 手工录入信息

   • 选择供应商
   • 选择退货仓库
   • 录入退货商品（数量为负数）
   • 填写退货金额

4. 保存并审核

   • 保存红字采购入库单
   • 审核单据

三、不同退货场景的填制方法

场景1：先进货后入库（退货）

适用情况：已立账（已做进货单），需要退货

流程：

采购订单 → 进货单 → 红字进货单 → 红字采购入库单

操作要点：

1. 引用原进货单生成红字进货单（业务类型：采购退货）
2. 库管引用红字进货单生成红字采购入库单
3. 若已立账未收货也未开票，可以使用冲抵功能，冲减已确立的应付账款

⚠️ 注意：若红字进货单选择了冲抵功能，则该红字进货单不能再生成红字采购入库单

场景2：先入库后进货（退货）

适用情况：先退货后立账

流程：

采购订单 → 红字采购入库单 → 红字进货单

操作要点：

1. 引用采购订单生成红字采购入库单
2. 引用红字采购入库单生成红字进货单，冲减应付账款

场景3：换货业务（红蓝混录）

适用情况：与供应商换货，既有退货又有新货入库

流程：

采购订单 → 进货单（红蓝混录）→ 红字采购入库单

操作要点：

1. 引用采购订单生成进货单
2. 在进货单中手工填入换货部分：
   • 退货部分以红字体现（负数）
   • 新货部分以蓝字体现（正数）
3. 引用进货单的红字记录生成红字采购入库单

四、红字采购入库单的重要注意事项

五、红字采购入库单的后续处理

1. 生成红字进货单（立账）

• 引用红字采购入库单生成红字进货单
• 用于冲减应付账款

2. 采购发票处理

• 收到供应商红字发票时，引用红字进货单生成采购发票
• 支持红蓝进货单对冲开发票

3. 付款核销

• 实际付款时，在往来现金录入付款单
• 选择立账单据进行核销处理